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物管企業(yè)如何減少與避免有效投訴

發(fā)布時(shí)間:2011-07-25 17:03:21          信息來(lái)源:本站原創(chuàng)

  •   業(yè)主投訴并不可怕,關(guān)鍵是物業(yè)管理公司如何對(duì)待,如何處理。投訴處理是一項(xiàng)集心理學(xué)、社交技巧于一體并體現(xiàn)服務(wù)人員道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平、工作能力等綜合素養(yǎng),給投訴者所提問(wèn)題予以妥善解決或圓滿解答的工作。物業(yè)公司通過(guò)對(duì)投訴記錄全面深刻的分析,找出最佳的處理方案,以此成為加強(qiáng)管理和自我完善的契機(jī),從而提高公司的聲譽(yù)和社會(huì)影響。

      只要物業(yè)管理公司抓住以下幾個(gè)方面,有的放矢地開(kāi)展工作,減少投訴、避免有效投訴是完全可能的:

    一、嚴(yán)把前期介入三關(guān)

      1.規(guī)劃設(shè)計(jì)又有五關(guān)

      (1)配套設(shè)施須完善。如果是住宅生活小區(qū),規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮小區(qū)居住人口的多少,幼兒園、學(xué)校、商場(chǎng)、飲食店、農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)、美容美發(fā)廳、郵電所、各類(lèi)娛樂(lè)設(shè)施等基本生活設(shè)施配套。

      (2)水電供應(yīng)容量應(yīng)有空間。目前家庭購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代化電器數(shù)量越來(lái)越多,用電負(fù)荷猛增。規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí),要充分考慮到地域特點(diǎn)和發(fā)展需要,要充分留有余地。

      (3)垃圾處理不可少。根據(jù)各地氣溫不同,以及住宅小區(qū)的環(huán)境不同,決定是否采用垃圾通道。

      (4)消防設(shè)施不留死角。在建筑設(shè)計(jì)中,消防設(shè)備的配套是有嚴(yán)格要求的,物業(yè)管理公司應(yīng)著眼于各種消防死角。

      (5)北方冬天供熱的問(wèn)題,如果集體供熱,要注意留下加熱房,設(shè)計(jì)好供熱管道的走向。

      2.物業(yè)公司要當(dāng)好施工監(jiān)理

      物業(yè)公司在前期介入時(shí)要當(dāng)好施工監(jiān)理,對(duì)各種工程質(zhì)量問(wèn)題有較多了解。如衛(wèi)生間、廚房間的漏水問(wèn)題及成因,水電管線如何走向才有利于安全和便于管理等。一旦發(fā)現(xiàn)影響使用功能的問(wèn)題要及早協(xié)調(diào)解決,為日后管理掃清障礙。

      對(duì)于施工單位來(lái)講,物業(yè)管理公司參與施工監(jiān)理,加強(qiáng)了監(jiān)理力量,某些影響使用功能的問(wèn)題能及早發(fā)現(xiàn)、及早解決,使工程質(zhì)量又多了一份保證;而對(duì)物業(yè)管理公司來(lái)講,由于參與了規(guī)劃設(shè)計(jì)到施工監(jiān)理的全過(guò)程,能較全面地了解物業(yè)的整體情況,這樣可保證房屋比較順利地移交,為開(kāi)發(fā)商節(jié)約了時(shí)間,也為售后服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

      3.驗(yàn)房時(shí)做回業(yè)主

      在房屋交付前物業(yè)公司應(yīng)站在業(yè)主的立場(chǎng)上,代表其利益參加工程驗(yàn)收。對(duì) 確實(shí)存在的各種質(zhì)量問(wèn)題,物業(yè)管理公司應(yīng)協(xié)助開(kāi)發(fā)商一起向建筑承包商索賠,最好的辦法是預(yù)先扣留部分款項(xiàng)作為補(bǔ)償金,留給物業(yè)管理公司專(zhuān)門(mén)應(yīng)付日后出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題。物業(yè)管理公司在驗(yàn)收時(shí),不僅要驗(yàn)收現(xiàn)時(shí)工程的狀況,還應(yīng)考慮到使用一段時(shí)問(wèn)以后的狀況。

      物業(yè)管理公司在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí),必須細(xì)致入微,任何一點(diǎn)忽略都會(huì)給自己日后的管理工作帶來(lái)難度,也將影響業(yè)主的利益。

    二、強(qiáng)化入住初期的教育管理

      業(yè)主接到入住的通知,前來(lái)辦理有關(guān)手續(xù),管理公司要做到:

      1.抓好教育宣傳。入住初期在外部環(huán)境上要?jiǎng)?chuàng)造入住歡迎的氣氛,例如在大門(mén)口懸掛張貼歡迎入伙的條幅彩旗,給業(yè)主以歸家的視覺(jué)效果,產(chǎn)生對(duì)物業(yè)部門(mén)認(rèn)同感。內(nèi)部環(huán)境上凡涉及業(yè)主入戶應(yīng)辦理的有關(guān)手續(xù),例如:有關(guān)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)的相關(guān)政策,盡可能通過(guò)工作人員的現(xiàn)場(chǎng)咨詢、一問(wèn)一答、宣傳欄等簡(jiǎn)潔形式向業(yè)主做好宣傳,變封閉管理為敞開(kāi)辦公,業(yè)主心知肚明投訴就會(huì)減少。

      2.簡(jiǎn)化辦理程序。管理工作上要站在業(yè)主的角度,簡(jiǎn)短有效地辦理有關(guān)入住手續(xù)。形式上可采取"一條龍"、"一次到位"的方法,把要辦的手續(xù)、該交納的費(fèi)用、應(yīng)核發(fā)的證件、要注意的事項(xiàng),力爭(zhēng)在交業(yè)主鑰匙前一次性流水作業(yè)完成。

    三、建立與業(yè)主溝通的渠道,制定務(wù)實(shí)的辦事制度

      1.建立事務(wù)助理制度。在人事設(shè)置上設(shè)立事務(wù)助理這一職務(wù),通過(guò)事務(wù)助理經(jīng)常上門(mén)征求意見(jiàn)或建議,主動(dòng)與業(yè)主溝通減少矛盾、解決問(wèn)題、杜絕投訴,做到"以人為本"。事務(wù)助理的業(yè)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)是"四知",即:一知業(yè)主的基本情況;二知業(yè)主從業(yè)性質(zhì)及聯(lián)系方法;三知業(yè)主交往人員;四知業(yè)主特別需要或服務(wù)的重點(diǎn),業(yè)務(wù)上兼任對(duì)保安、衛(wèi)生、消防工作完成質(zhì)量的監(jiān)督。

      2.建立值班受理投訴回訪制度,接到業(yè)主投訴及時(shí)上門(mén)服務(wù),并制作《業(yè)主投訴回訪卡》,確保業(yè)主要求及時(shí)得到解決。

      3.做出小區(qū)中長(zhǎng)期規(guī)劃,通過(guò)業(yè)主大會(huì)、公告、宣傳欄等形式大張旗鼓宣傳,使業(yè)主對(duì)入住的小區(qū)發(fā)展前景有一個(gè)了解;對(duì)物業(yè)管理部門(mén)的能力充滿信心;對(duì)管理部門(mén)的工作做法取得認(rèn)同;使之自覺(jué)地納入物業(yè)管理之中;使小家服從小區(qū)這個(gè)大家。

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